El papeleo es su techo.
El papeleo nunca genera dinero, así que siempre espera, hasta que se convierte en la razón por la que usted no puede aceptar más trabajo. Ponemos un equipo gestionado a cargo de su fila de pendientes: expedientes, formularios, captura de datos y preguntas de facturación, despachados todos los días dentro de sus propios sistemas, con un director de cuenta revisando el trabajo.
De dónde sale la pila
Ningún expediente por sí solo es el problema. Es la pila de pendientes pequeños de los que nadie se hace cargo.
El expediente casi terminado
Le falta una firma, un documento, una respuesta. Se queda en la carpeta y frena el siguiente paso para todos.
Documentos que hay que perseguir
Los clientes tienen toda la intención de enviarlos. Se les olvida. Alguien tiene que volver a pedirlos, con amabilidad, hasta que lleguen.
Datos capturados una y otra vez
Del formulario al sistema, del sistema a la hoja de cálculo. Cada copia es una oportunidad de error.
Preguntas de facturación sin dueño
«¿Por qué me cobraron esto?». La respuesta es rápida. Encontrar el tiempo para darla, no.
Una fila de pendientes que se trabaja hasta el fondo
Su equipo trabaja dentro de sus sistemas, con el acceso que usted elija, a partir de una lista de verificación por escrito para cada tipo de expediente. Lo que no encaje en la lista le llega a usted como una pregunta clara, nunca como una suposición.
En consultorios médicos y agencias de seguros, el trabajo es solo administrativo. Su personal con licencia toma las decisiones; su equipo les deja el papeleo listo.
- →Trabajado en sus sistemasSu software, sus carpetas, sus reglas. Usted decide qué acceso otorgar y cuándo retirarlo.
- →Una lista de verificación para cada tipo de expedienteRedactada con usted antes de empezar, para que el último expediente se haga igual que el primero.
- →Documentos que perseguimos por ustedLlamadas y correos a sus clientes, en inglés o en español, hasta que llega la pieza que falta.
- →Excepciones señaladas, no adivinadasTodo lo inusual se aparta con una nota breve, para que usted lo decida de una vez en lugar de corregirlo después.
- →Un reporte semanal en palabras sencillasQué se despachó, qué espera a un cliente y qué lo espera a usted.
Cómo se pone al día el papeleo atrasado
- Revisamos la pila.Qué tipos de expedientes hay, dónde están, qué los frena. Un breve diagnóstico, sin nada que preparar.
- Redactamos las listas de verificación.Una por tipo de expediente, con las preguntas que surgen y quién las responde. Usted las aprueba primero.
- Su equipo trabaja la fila todos los días.Primero lo más antiguo y lo que más frena, y luego el trabajo nuevo conforme llega, para que la pila deje de crecer.
- Su director de cuenta revisa el trabajo.Expedientes revisados todos los días, errores detectados antes de que lleguen a un cliente y un reporte semanal que se lee rápido.
¿Por qué se acumula el papeleo en un negocio que crece?
Porque el papeleo siempre pierde frente al trabajo que paga hoy. Las llamadas, los clientes y los trabajos van primero, así que los expedientes esperan, nadie persigue los documentos y los datos se vuelven a capturar. A medida que el negocio crece, la pila crece más rápido, hasta que limita cuánto trabajo nuevo puede aceptar. Un equipo de back-office gestionado lo resuelve haciendo de la fila de pendientes el trabajo completo de alguien. Vea el servicio completo en Back-Office y Procesamiento.
Preguntas que hacen los dueños sobre el papeleo atrasado
Respuestas directas. Si la suya no está aquí, hágala en la llamada.
¿Necesitan acceso a mis sistemas?
Sí, el acceso que usted elija y nada más. Su equipo trabaja dentro de su software con los permisos que usted define. Puede cambiar o retirar ese acceso en cualquier momento.
¿Qué pasa cuando un expediente no encaja en la lista de verificación?
Le llega a usted como una pregunta señalada, no como una suposición. El especialista lo aparta con una nota breve sobre lo que tiene de inusual, para que usted lo decida de una vez y nosotros agreguemos la respuesta a la lista.
¿Pueden manejar papeleo de salud o de seguros?
Sí, solo la parte administrativa. Formularios de admisión, recopilación de documentos, llamadas de verificación y captura de datos. Su personal con licencia toma todas las decisiones clínicas, de cobertura y que requieren licencia.
¿Para quién no es esto?
Para oficinas cuya pila es lo bastante pequeña para despejarla ustedes mismos. Si con un poco de tiempo dedicado se pone al día y se mantiene así, no necesita un equipo. Se lo diremos en la primera llamada.
Una cosa menos de qué preocuparse.
Una llamada breve. Revisamos la pila y le decimos con franqueza si podemos despejarla. Sin presión, sin venta forzada.
¿Prefiere escribirnos? info@nrtbpo.com